Предоставления муниципальной услуги «Предоставление архивных справок и копий архивных документов из муниципального архива муниципального образования «Белогорское» Холмогорского муниципального района

УТВЕРЖДЕН постановлением администрации муниципального образования «Белогорское» от 30.07. 2013 г. № 17 АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ предоставления муниципальной услуги «Предоставление архивных справок и копий архивных документов из муниципального архива муниципального образования «Белогорское» Холмогорского муниципального района 1. Общие положения 1.1. Предмет регулирования административного регламента 1.1.1. Настоящий административный регламент устанавливает порядок предоставления муниципальной услуги «Предоставление архивных справок и копий архивных документов из муниципального архива муниципального образования «Белогорское» Холмогорского муниципального района (далее по тексту – Услуга) и стандарт предоставления Услуги, включая сроки и последовательность административных процедур и административных действий администрации муниципального образования Белогорское» при предоставлении Услуги на территории муниципального образования «Белогорское». 1.1.2. Предоставление Услуги включает в себя следующие административные процедуры: 1) Прием и регистрация запроса о предоставлении информации; 2) Рассмотрение запроса, определение специалиста, ответственного за исполнение запроса, передача запроса на исполнение; 3) Анализ тематики запроса, принятие решения о возможности исполнения запроса; 4) Контроль за совершением действий и принятием решений; 5)Подготовка и направление ответа заявителю. 6) принятие решения о предоставлении (отказе в предоставлении) Услуги; 7) выдача результата предоставления Услуги. 1.1.3. Блок-схема предоставления Услуги приведена в приложении № 3 к настоящему регламенту. 1.2. Описание заявителей при предоставлении Услуги 1.2.1. Заявителями при предоставлении Услуги являются: 1) физические лица; 2) юридические лица. 1.2.2. От имени заявителей, указанных в пункте 1.2.1 настоящего регламента, вправе выступать: 1) законные представители; 2) представители, действующие на основании доверенности. 1.3. Требования к порядку информирования о правилах предоставления Услуги 1.3.1. Информация о правилах предоставления Услуги может быть получена: — по телефону; - при личном обращении заявителя в администрацию муниципального образования «Белогорское»; - по почте путем обращения заявителя с письменным запросом о предоставлении информации по адресу администрации муниципального образования «Белогорское»; - по электронной почте; - на Архангельском региональном портале государственных и муниципальных услуг (функций). 1.3.2. При информировании по телефону, по почте (путем обращения заявителя с письменным запросом о предоставлении информации) и при личном обращении заявителя: 1) сообщается следующая информация: контактные данные администрации муниципального образования «Белогорское» (почтовый адрес, адрес официального Интернет-сайта, номер телефона для справок, адрес электронной почты); график приема заявителей и выдача документов; сведения о должностных лицах, уполномоченных рассматривать жалобы заявителей на решения и действия (бездействие) администрации муниципального образования «Белогорское», а также её должностных лиц. 2) осуществляется консультирование по порядку предоставления Услуги. Обращения заявителей по электронной почте и их письменные запросы рассматриваются администрацией муниципального образования «Белогорское», предусмотренном Федеральным законом от 02 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и Федеральным законом от 09 февраля 2009 года № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления». 1.3.3. На Архангельском региональном портале государственных и муниципальных услуг размещаются: 1) текст настоящего регламента; 2) контактные данные администрации муниципального образования «Белогорское»; 3) график работы с заявителями; 4) образцы заполнения заявителями бланков документов; 5) порядок получения консультаций (справок) о предоставлении Услуги; 6) сведения о должностных лицах, уполномоченных рассматривать жалобы заявителей на решения и действия (бездействие) должностных лиц администрации муниципального образования «Белогорское»; 7) информация, указанная в пункте 13 Положения о формировании и ведении Архангельского регионального реестра государственных и муниципальных услуг и Архангельского регионального портала государственных и муниципальных услуг, утвержденного постановлением Правительства Архангельской области от 28 декабря 2010 года № 408-пп. 1.3.4. В помещениях администрации муниципального образования «Белогорское» (на информационных стендах) размещается следующая информация: 1) текст настоящего регламента; 2) контактные данные, указанные в пункте Администрации; 3) график работы с заявителями; 4) образцы заполнения заявителями бланков документов; 5) порядок получения консультаций (справок) о предоставлении Услуги; 6) сведения о должностных лицах, уполномоченных рассматривать жалобы заявителей на решения и действия (его должностных лиц администрации муниципального образования «Белогорское»). 2. Стандарт предоставления Услуги 2.1. Общие положения 2.1.1. Полное наименование муниципальной услуги: «Предоставление архивных справок и копий архивных документов из муниципального архива муниципального образования «Белогорское» Холмогорского муниципального района. 2.1.2. Услуга предоставляется администрацией муниципального образования «Белогорское». 2.1.3. Предоставление Услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами: 1) Конституция РФ от 12 декабря 1993 года. 2) Федеральный закон от 22 декабря 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; 3) Федеральный закон от 02 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». 4) Федеральный закон от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»; 5) Постановление Правительства Архангельской области от 28 декабря 2010 года № 408-пп «О создании государственных информационных систем, обеспечивающих предоставление государственных услуг Архангельской области и муниципальных услуг муниципальных образований Архангельской области гражданам и организациям в электронной форме». 6) Закон Архангельской области от 09.12.2005 № 13508-ОЗ «Об Архивном деле в Архангельской области»; 7) Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»; 2.2. Перечень документов, необходимых для предоставления Услуги 2.2.1. Для получения Услуги заявитель обязан представить следующие документы: 2.2.1.1. Документ, удостоверяющий личность (оригинал или нотариально заверенная копия), документы, подтверждающие полномочия лица, обратившегося с заявлением от имени заявителя (оригинал, нотариально заверенная копия или копия доверенности, заверенная в соответствии с частью 3 статьи 185 Гражданского кодекса РФ). 2.2.1.2. Запрос о предоставлении Услуги в установленной форме (Приложение № 1). 2.2.2. Заявитель может представить документы, указанные в пунктах 2.2.1 настоящего регламента, следующими способами: 1) по почте; 2) посредством личного обращения; 3) в электронной форме . При личном обращении заявитель подает заявление и документы, перечисленные в пунктах 2.2.1 настоящего регламента. Должное лицо администрации муниципального образования «Белогорское» не вправе требовать от заявителя: - предоставления документов и информации или осуществления действий, предоставление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги; - предоставления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих муниципальную услугу, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами. 2.2.4. Заявитель после предоставления документов вправе отказаться от предоставления Услуги. Отказ оформляется письменно в произвольной форме и представляется в администрацию муниципального образования «Белогорское». 2.3. Отказ в приеме документов 2.3.1. Заявитель получает отказ в приеме документов по следующим основаниям: 1) лицо, подающее документы, не относится к числу заявителей в соответствии с пунктами 1.2.1, 1.2.2 настоящего регламента; 2) запрос не содержит наименования юридического адреса лица (для гражданина- Ф.И.О.), почтового адреса и/или электронного адреса; 3) в запросе отсутствуют необходимые сведения для проведения поисковой работы; 4) запрос не поддается прочтению; 5) запрашиваются сведения ограниченного доступа (ФЗ № 125-ФЗ от 22.10.2004, ст. 25). 2.4. Срок предоставления Услуги 2.4.1. Сроки выполнения отдельных административных процедур и действий: 1) регистрация заявления (1 рабочий день); 2) рассмотрение представленных документов (3 рабочих дня после регистрации заявления); 3) принятие решения о предоставлении (отказе в предоставлении) Услуги (не более 5 рабочих дней после окончания рассмотрения представленных документов); 4) выдача результата предоставления Услуги (3 рабочих дня со дня принятия решения (отказе в предоставлении) Услуги. 2.4.2. Срок предоставления Услуги не может превышать 30 дней со дня регистрации запроса. В исключительных случаях должностное лицо администрации муниципального образования «Белогорское», ответственное за предоставление Услуги вправе продлить срок исполнения запроса на срок не более 30 дней, уведомив об этом заявителя. 2.4.3. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче заявления и прилагаемых к нему документов для предоставления Услуги и при получении документов, являющихся результатом предоставления Услуги, не должно превышать 30 минут. 2.5. Основания для отказа в предоставлении Услуги 2.5.1. Основанием для отказа в предоставлении Услуги является: - выдача архивных документов во временное пользование фондообразователям, судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам. 2.6. Плата, взимаемая с заявителя при предоставлении Услуги 2.6.1. За предоставление Услуги плата не взимается. 2.7. Результаты предоставления Услуги 2.7.1. Результатом предоставления Услуги является: 1) архивная справка; 2) архивная выписка; 3) архивная копия; 4) ответ об отсутствии запрашиваемых сведений; 5) письмо о предоставлении дополнительных сведений; 6) рекомендация о дальнейших путях поиска необходимой информации; 7) письмо с мотивированным отказом в предоставлении информации. 2.8. Требования к местам предоставления Услуги 2.8.1. Требования к помещениям, предназначенным для предоставления Услуги: 1) обозначаются соответствующими табличками с указанием номера кабинета, администрации муниципального образования «Белогорское», фамилий, имен и отчеств должностных лиц администрации муниципального образования «Белогорское», организующих предоставление Услуги, мест приема и выдачи документов, мест информирования заявителей, графика работы с заявителями; 2) оснащаются стульями, столами, компьютером с возможностью печати и выхода в Интернет, иной необходимой оргтехникой; 3) для ожидания приема заявителям отводятся места для оформления документов, оборудованные стульями, столами. 2.9. Показатели доступности и качества Услуги 2.9.1. Показателями доступности Услуги являются: 1) предоставление заявителям информации о правилах предоставления Услуги в соответствии с подразделом 1.3 настоящего регламента; 2) обеспечение заявителям возможности обращения за предоставлением Услуги через представителя; 3) обеспечение заявителям возможности взаимодействия с органом предоставляющим Услугу, в электронной форме через Архангельский региональный портал государственных и муниципальных услуг и Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций): - размещение на Архангельском региональном портале государственных и муниципальных услуг и Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций) форм документов, необходимых для предоставления Услуги и обеспечение возможности их копирования и заполнения в электронной форме; - обеспечение заявителям возможности осуществлять с использованием Архангельского регионального портала государственных и муниципальных услуг и Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций) мониторинг хода движения дела заявителя; - обеспечение заявителям возможности получения результатов предоставления Услуги в электронной форме на Архангельском региональном портале государственных и муниципальных услуг и Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций); 4) безвозмездность предоставления Услуги. 2.9.2. Показателями качества Услуги являются: 1) отсутствие случаев нарушения сроков при предоставлении Услуги; 2) отсутствие случаев удовлетворения в досудебном, судебном порядке заявлений заявителей, оспаривающих действия (бездействие) должностных лиц администрации муниципального образования «Белогорское», ответственных за предоставление Услуги, и решения органа, предоставляющего Услугу. 3. Административные процедуры Решение о предоставлении Услуги принимает должностное лицо администрации муниципального образования «Белогорское», ответственное за предоставление Услуги. Процедура по предоставлению Услуги включает в себя следующие административные действия: 1. Прием и регистрация запроса о предоставлении информации. 2. Рассмотрение запроса, определение должностного лица, ответственного за исполнение запроса, передача запроса на исполнение. 3. Анализ тематики запроса, принятие решения о возможности исполнения запроса. 4. Контроль за совершением действий и принятием решений. 5. Подготовка и направление ответа заявителю. 3.1. Регистрация документов. 3.1.1. Должностное лицо, ответственное за прием и регистрацию документов в администрации муниципального образования «Белогорское», производит прием заявления (образец заполнения, приложение № 2) с приложением документов лично от заявителя или его законного представителя. В ходе приема заявления и прилагаемых к нему документов сотрудник осуществляет их проверку на: - соответствие заявителя требованиям, указанным в подразделе 1.2 настоящего регламента; - наличие необходимых приложений (копий документов) к запросу. При установлении фактов несоответствия заявления и прилагаемых к нему документов установленным требованиям сотрудник уведомляет заявителя о наличии препятствий для регистрации, объясняет заявителю содержание выявленных недостатков и предлагает принять меры по их устранению. По желанию заявителя при приеме и регистрации запроса на втором экземпляре запроса специалист, уполномоченный принимать документы, проставляет отметку о принятии запроса с указанием даты его регистрации. Поступившие запросы регистрируются специалистом, уполномоченным принимать документы, в день поступления в установленном порядке. 3.1.2. Заявитель может направить заявление и прилагаемые к нему документы почтовым отправлением с описью вложения, по электронной почте . Должностное лицо, ответственное за прием и регистрацию документов производит прием заявления с прилагаемыми документами, после чего заявление регистрируется. 3.2. Рассмотрение представленных документов 3.2.1. После регистрации запрос, поступившего при личном обращении заявителя или его представителя, запрос и прилагаемые к нему документы передаются лицу ответственному за исполнение запроса. 3.2.2. При поступлении запроса по почте оно в течение одного рабочего дня со дня регистрации передаётся должностному лицу, ответственному за исполнение данного запроса. 3.2.3. Ответственный исполнитель в течение 3 рабочих дней со дня регистрации заявления проводит проверку представленных документов. 3.2.4. Если имеются основания для отказа в приеме заявления, но заявитель настаивает на его принятии либо заявление поступило по почте, ответственный исполнитель в течение пяти рабочих дней после регистрации заявления направляет заявителю письменное уведомление об отказе в рассмотрении заявления с указанием причин отказа и возможностей их устранения, которое подписывается ответственным за предоставление Услуги. Уведомление об отказе в рассмотрении заявления передается лично заявителю или его представителю либо направляется заявителю по почте по адресу, указанному в заявлении. 3.3. Принятие решения о предоставлении (отказе в предоставлении) Услуги В случае соответствия представленных документов всем требованиям, установленным настоящим регламентом, должностное лицо ответственное за исполнение запроса, осуществляет формирование требуемой информации, подготавливает и передает архивную справку либо письмо с мотивированным отказом в предоставлении информации. Должностное лицо ответственное за предоставление услуги подписывает архивную справку либо информационное письмо с мотивированным отказом в предоставлении информации. 3.4. Выдача результата предоставления Услуги заявителю Подписанные документы передаются должностному лицу, ответственному за выдачу документов. Документу присваивается исходящий номер и дата При обращении заявителя для получения ответа на запрос устанавливается личность заявителя, выдаются документы, регистрируется факт выдачи ответа. 3.5. Блок-схема процедуры по предоставлению Услуги представлена в приложении № 3 к настоящему регламенту. 4. Контроль за предоставлением Услуги 4.1. Контроль за исполнением настоящего регламента осуществляется должностным лицом ответственным за предоставление Услуги в следующих формах: - текущее наблюдение за выполнением административных действий при предоставлении Услуги; - рассмотрение жалоб на действия (бездействие) должностных лиц, выполняющих административные действия при предоставлении Услуги. 4.2. Обязанности должностных лиц по исполнению настоящего регламента, а также их персональная ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей закрепляются в их должностных инструкциях. 4.3. Решения, принятые в ходе предоставления Услуги, могут быть оспорены заявителем в порядке, предусмотренном разделом 5 настоящего регламента, Федеральным законом от 02 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», и в судебном порядке. 5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего Услугу, а также его должностных лиц 5.1. Заявитель может обратиться с жалобой в том числе в следующих случаях: 1) нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги; 2) нарушение срока предоставления муниципальной услуги; 3) требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги; 4) отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, у заявителя; 5) отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами; 6) затребование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами; 7) отказ органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной или муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.. 5.2. Жалобы подаются руководителю администрации муниципального образования «Белогорское»; 5.3. Жалоба должна содержать: 1) наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются; 2) фамилию, имя, отчество (последнее — при наличии), сведения о месте жительства заявителя — физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя — юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю; 3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, муниципального служащего; 4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, муниципального служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии. 5.4. Поступившая жалоба заявителя является основанием для ее рассмотрения. Заявитель вправе запросить информацию и документы, необходимые для обоснования и рассмотрения жалобы. 5.5. При рассмотрении жалобы должностное лицо: 1) обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости – с участием гражданина, представителя юридического лица, направившего жалобу; 2) запрашивает необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия; 3) предоставляет заявителю необходимые для рассмотрения жалобы информацию и документы; 4) при необходимости назначает проверку. 5.6. Жалоба, поступившая в орган, предоставляющий муниципальную услугу, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений — в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации. 5.7. По результатам рассмотрения жалобы орган, предоставляющий муниципальную услугу, принимает одно из следующих решений: 1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных органом, предоставляющим муниципальную услугу, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами, а также в иных формах; 2) отказывает в удовлетворении жалобы. 5.8. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в пункте 5.7 заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы. 5.9. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.