Работодателям о переходе на электронные трудовые книжки

В связи с таким переходом, работодателю необходимо провести следующую подготовительную работу:

1.Определить ответственных лиц, которые будут вести и передавать сведения для электронной трудовой книжки в Пенсионный фонд.

Ответственное лицо, которое будет вести электронные трудовые книжки и подавать информацию в Пенсионный фонд, руководитель выбирает сам. Закон не определяет, кто это должен быть – бухгалтер или кадровик. Отвечать за работу с электронными трудовыми книжками может тот же сотрудник, кому поручили вести бумажные трудовые книжки, или другой специалист.

Вопрос оформления ответственности сотрудника по ведению электронных трудовых книжек в законодательстве не урегулирован. Но по аналогии с бумажными трудовыми книжками (пункт 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225), целесообразно издать приказ о назначении ответственного лица.

Кроме того, обязанности сотрудника вести электронные трудовые книжки и передавать информацию в Пенсионный фонд следует указать в трудовом договоре сотрудника или в должностной инструкции (при наличии).

2.Подготовить, принять или изменить локальные нормативные акты организации и ознакомить с ними работников.

Определите, в каких документах содержится информация о трудовых книжках.

Прежде всего – это правила внутреннего трудового распорядка (далее – Правила). Обычно в Правилах указывают:

- документы, предъявляемые при заключении трудового договора;

- порядок выдачи документов, связанных с работой;

- получить сведения о трудовой деятельности при прекращении трудового договора;

- выдача документов при прекращении трудового договора.

Эти разделы следует привести в соответствие с требованиями Трудового кодекса РФ.

При этом учтите, что положение про трудовую книжку могут быть также в коллективном договоре, если он у вас есть.

Далее подготовьте проекты изменений в документы.

Локальные нормативные акты согласуйте с выборным органом первичной профсоюзной организации (при его наличии). Соглашения и коллективные договоры с представителями работников.

После согласования проектов, утвердите изменения или новый документ и ознакомьте с ними работников.

3.Уведомить всех сотрудников в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также об их праве сделать выбор в пользу бумажной или электронной трудовой книжки.

Уведомите каждого работника организации о выборе формата трудовой книжки в письменном виде не позднее 30 июня 2020 года.

Исключений из числа сотрудников нет. Уведомить необходимо и тех работников, которые не исполняют обязанности, но за ними сохраняется место работы (временной нетрудоспособности, отпуск и т.п.). Уведомление им направляется по почтовой связи заказным письмом с уведомлением.

Форма уведомления не утверждена, поэтому составьте его в произвольной форме (примеры приведены в приложении).

4.Получить от сотрудников письменные заявления о том, что они хотят оставить бумажную трудовую книжку или вести ее только в электронном виде.

После того, как работник получит уведомление об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, он должен решить, какую трудовую книжку будет вести работодатель.

Решение работники должны принять не позднее 31 декабря 2020 года, подав письменное заявление.

Если сотрудник хочет сохранить бумажную трудовую книжку, то он должен написать заявление с просьбой продолжать вести бумажную трудовую книжку. В таком случае работодателю всегда придется вести ее и одновременно формировать в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника.

Работнику, подавшему письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде, трудовая книжка выдается на руки, и работодатель освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки работнику в нее вносится запись о подаче работников заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде. При сохранении работником бумажной трудовой книжки работодатель наряду с оформлением сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде продолжает вносить записи в бумажную трудовую книжку (примеры приведены в приложении).

Обратите внимание, что работодатель будет обязан вести и хранить бумажные трудовые книжки работников, которые не подали работодателю ни одного из указанных заявлений.

Образцы заявлений можно приложить к уведомлению или направить работникам по корпоративной электронной почте.

Лицам, впервые поступающим на работу после 31.12.2020, сведения о трудовой деятельности необходимо вести только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

5.Обеспечить техническую готовность представлять сведения о трудовой деятельности сотрудников в Пенсионный фонд, а также своевременное направление отчетности в Пенсионный фонд.

В соответствии с Федеральным законом от 16.12.2019 № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» с 01.01.2020 вводится обязанность для работодателей ежемесячно не позднее 15-го числа, следующего за месяцем, в котором осуществлено кадровое мероприятие (прием, перевод, увольнение) , либо работником подано заявление о выборе ведения сведений о трудовой деятельности, представлять в Пенсионный фонд отчетность в виде формализованного документа – формы СЗВ-ТД (утверждена постановлением Правления Пенсионного фонда от 25.12.2019 № 730п).

При представлении указанных сведений впервые в отношении зарегистрированного лица одновременно представляются сведения о его трудовой деятельности в вашей организации по состоянию на 1 января 2020 года. В случае отсутствия в течение 2020 года у зарегистрированного лица кадровых мероприятий (прием, перевод, увольнение) или заявления, сведения о трудовой деятельности по состоянию на 01.01.2020 на данное зарегистрированное лицо представляются по форме СЗВ-ТД не позднее 15.02.2021 года.

Начиная с 01.01.2021, устанавливаются два вида отчетности с разными сроками сдачи:

- в случаях перевода на другую постоянную работу или приема Заявления форма СЗВ-ТД предоставляется не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошли кадровые изменения или прием Заявления;

- в случаях заключения (расторжения) трудовых договоров (приема, увольнения) форма СЗВ-ТД представляется не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление (прекращение) трудовых отношений.